Vender mucho no es lo mismo que ganar. Hay negocios que despachan pedidos todos los días, tienen el WhatsApp lleno y a fin de mes no saben por qué no les alcanza. Casi siempre el problema no está en las ventas: está en que nadie hizo las cuentas completas.
En esta guía vas a ver, paso a paso, cómo saber si tu negocio está ganando dinero de verdad. No necesitas ser contador: con una calculadora y media hora al mes alcanza.
1. Separa el dinero del negocio del tuyo
Es el primer paso y el que más se salta. Si la venta del día entra a la misma bolsa con la que pagas el súper, es imposible saber cuánto dejó el negocio. No hace falta abrir una cuenta de banco nueva para empezar: basta con anotar aparte todo lo que entra y sale por el negocio, y pagarte a ti mismo un monto fijo, como si fueras un empleado más.
2. Calcula el costo real de cada producto
El costo de un producto no es solo lo que pagaste al proveedor. Suma todo lo que tienes que gastar cada vez que vendes una unidad:
- Lo que te costó el producto.
- El envío o flete para traerlo.
- El empaque, la bolsa o la caja.
- La comisión de la vendedora, si le pagas por venta.
- La comisión del cobro con tarjeta o del servicio de pago, si la hay.
- El envío al cliente, si lo pagas tú.
A esto se le llama costo variable: sube o baja según cuántas unidades vendes.
3. Saca tu margen por unidad
El margen es lo que te queda de cada venta después de pagar su costo variable:
Margen por unidad = precio de venta − costo variable por unidad
Ejemplo (los números son inventados, para que se entienda la cuenta): vendes un producto a US$20. Entre compra, flete, empaque y comisión te cuesta US$12. Tu margen es de US$8 por unidad.
Ese US$8 todavía no es ganancia. Con él tienes que pagar todo lo demás.
4. Anota tus costos fijos del mes
Los costos fijos son los que pagas vendas o no vendas: alquiler, luz, internet, sueldos fijos, la cuota del sistema que usas, el teléfono. La Administración de Pequeños Negocios de Estados Unidos (SBA), que tiene una de las guías más usadas para emprendedores, los define así: costos que no cambian aunque vendas más o menos en ese período.
Súmalos todos. Si no sabes alguno exacto, usa el promedio de los últimos tres meses. Y recuerda que esta cuenta sale mucho más fácil si llevas el control de tus gastos durante el mes, no solo el día que te sientas a sumar. Para eso tenemos Quetix, donde anotas cada gasto con su comprobante y al cierre ves el reporte de gastos.
5. Calcula tu punto de equilibrio
El punto de equilibrio es la cantidad que tienes que vender en el mes para no perder ni ganar. La fórmula que recomienda la SBA es:
Punto de equilibrio (unidades) = costos fijos ÷ (precio de venta − costo variable por unidad)
Siguiendo el ejemplo: si tus costos fijos son US$400 al mes y tu margen es US$8, necesitas vender 50 unidades solo para cubrir gastos. La unidad 51 es la primera que te deja ganancia.
Este número cambia la forma de ver el mes: ya no preguntas “¿cuánto vendí?”, sino “¿cuánto me falta para pasar el punto de equilibrio?”.
6. No te olvides de los impuestos
Un error muy común es calcular la ganancia sin contar el impuesto. Cada país tiene sus reglas, y en algunos regímenes para negocios pequeños el impuesto se calcula sobre lo que vendes, no sobre lo que ganas. Es el caso del Régimen de Pequeño Contribuyente de la SAT en Guatemala: un 5% de las ventas.
Si estás en Guatemala, ojo con el tope de ese régimen, porque cambió. Antes eran Q150,000 al año; desde 2025 es el equivalente a 125 salarios mínimos mensuales de actividades no agrícolas. Con los salarios mínimos de 2026 eso anda cerca de medio millón de quetzales al año, y como va atado al salario mínimo, sube cada vez que el salario sube. Confirma la cifra exacta del año con la SAT o con tu contador.
Siguiendo el ejemplo, con un impuesto de 5% sobre las ventas: el 5% de US$20 son US$1 por unidad. Tu margen real baja de US$8 a US$7, y tu punto de equilibrio sube de 50 a 58 unidades (US$400 ÷ US$7 = 57.1, y no se venden fracciones). Esas ocho unidades de diferencia son las que muchos negocios no ven.
Si estás en otro país o en otro régimen, las cuentas cambian. Confirma con un contador o con la autoridad de impuestos de tu país cuál te toca.
7. Ganancia no es lo mismo que dinero en la caja
Puedes tener un mes con ganancia y aun así quedarte sin efectivo. Pasa cuando:
- Vendiste al crédito y todavía no te pagaron.
- Compraste mercadería que sigue en bodega.
- Pagaste de una vez algo que dura varios meses.
Por eso, además de la ganancia, mira cada semana cuánto dinero tienes disponible y cuánto vas a tener que pagar en los próximos días.
Tu revisión de cada mes, en cinco preguntas
- ¿Cuántas unidades vendí de cada producto?
- ¿Cuál fue mi margen real por unidad, con impuesto incluido?
- ¿Pasé mi punto de equilibrio? ¿Por cuánto?
- ¿Qué productos me dejan más margen y cuáles casi nada?
- ¿Cuánto dinero tengo hoy y cuánto debo pagar este mes?
Si puedes contestar esas cinco preguntas, ya sabes más de tu negocio que la mayoría. Y si vendes mucho por WhatsApp, con Ofichat el pedido se arma dentro del chat y la venta queda registrada en Quetix, así la primera pregunta se contesta sola.
Fuentes
- U.S. Small Business Administration (SBA), Punto de equilibrio: cómo calcularlo (en inglés).
- Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), Régimen de Pequeño Contribuyente.
- Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), Pequeño Contribuyente – Libro electrónico tributario.
- Agencia Guatemalteca de Noticias, SAT informa de aumento a monto máximo anual de ingresos del pequeño contribuyente.
- Agencia Guatemalteca de Noticias, Así quedan los montos del salario mínimo para el 2026.
Esta guía la escribió el equipo de Ofirox. Si quieres llevar estas cuentas desde el celular, Quetix se puede probar gratis 60 días. Fotos: tonodiaz, en Magnific.
